Kumbukumbu ya usimamizi na usimamizi wa hati ni nini?

Mafanikio katika biashara hutegemea muundo wake sahihi. Mameneja wote na wafanyakazi wanapaswa kufahamu kwamba makaratasi hayo. Je, ni sifa yake, ni aina gani kuna, na nini kanuni zichukuliwe katika akaunti katika shirika la workflow?

Ni nini kumbukumbu za usimamizi

shirika lolote, bila kujali umiliki na tabia, inajenga katika kipindi cha biashara ya aina ya karatasi. Inaweza kuwa amri zote mbili na herufi, na ripoti. Wote ni wa nyaraka za shirika na utawala.

Ofisi ya kazi - Shughuli ya kujenga nyaraka ya shirika, walifanya kwa sheria fulani na mahitaji. Mara nyingi katika makampuni kutenga wafanyakazi wa kujitolea, ajira katika sekta hii. Katika makampuni madogo katibu kazi yanaweza kuwekwa katika karibu mfanyakazi yeyote.

Kama unaelewa asili ya maneno (mambo makaratasi), inakuwa wazi kwamba asili ya neno. Hii, juu ya yote, naitrojeni kwenye mtoa vifaa afisa habari. Wakati wa mchakato huu inajenga nyaraka shirika na utawala, ambayo hatimaye huanzisha hatua fulani.

Neno "ukarani" alionekana kwa muda mrefu, lakini tu katikati ya karne iliyopita, rasmi kuchukua sura, kuwa fasta katika kanuni katika ngazi ya serikali.

Udhibiti ofisi na usimamizi hati - ni nini?

Shirika haiwezi kuwepo bila kutegemea sheria. Daima usimamizi kumbukumbu na usimamizi wa hati. ndivyo, ni nini sifa za karatasi uhamisho, jinsi ya kupanga wao? Masuala haya ni kutatuliwa kwa wataalamu: makatibu, archivists, wafanyakazi wa idara ya wafanyakazi.

Business mawasiliano inahusisha fixing taarifa juu ya kati dhahiri, uundaji wa karatasi au chombo elektroniki. Katika msingi wake ni kujengwa workflow shirika - amri harakati au barua kutoka ianzishwe kwa utekelezaji na kutuma archive au uharibifu.

Kama kwa nafasi ya karatasi za biashara na heshima kwa wafanyakazi na usimamizi wa hati ya shirika imegawanywa katika nje na ndani. Kutoka chanzo itategemea njia amri mbele, herufi.

Ndani hati ya shirika inahusisha hatua zifuatazo:

• kuundwa kwa hati ya mradi;
• uratibu;
• rasimu hati kusainiwa, kuweka chini ya tarehe na nambari ya usajili, kutoka wakati wa usajili ni kuchukuliwa rasmi kuchapishwa na kukubalika kwa utekelezaji;
• kuwafikisha wahusika na ufuatiliaji;
• utekelezaji wa maagizo;
• usajili wa utekelezaji wa nyaraka kwa ajili ya kuhifadhi, kulingana na muda na umuhimu;
• uharibifu wa nyaraka biashara na muda wake au kubuni yao kwa ajili ya archiving.

Stages hati ya nje kwa ujumla ni sawa, lakini kuna baadhi ya tofauti:

• Nyaraka zinazotolewa na kampuni kutoka nje. karatasi hii inaweza kuwa mzazi na mtoto, matawi, kanuni kutoka mamlaka ya afisa mamlaka, amri za mahakama, barua kutoka kwa wananchi.
• All kupokea katika maandalizi ya nyaraka za biashara wanatakiwa kupitia utaratibu wa usajili. Ni inathibitisha kuwa wao ni kuchukuliwa chini ya utawala.
• Hatua inayofuata ni kufanya kazi na hati, kuanzishwa au mahitaji ya utendaji.
• Kama ni muhimu, majibu rasmi ni wa maandishi.
• hatua ya mwisho - kuchora kwenye muda mrefu au nyaraka kuhifadhi, na uharibifu baadaye.

Aidha, kuhusiana na usimamizi wa shirika ni aina ya hati ifuatayo:

• zaidi - kutoka utumwa watawala (maelezo maelezo);
• kushuka - kutoka usimamizi kwa wafanyakazi (amri);
• usawa - kati ya nafasi sawa (vitendo, itifaki).

hatua zote za hati katika mwendo zimeandikwa katika majarida maalum. Wao inaweza kufanyika kwa njia nyingi tofauti:

• rejista ya nyaraka harakati;
• kadi hati;
• hati za elektroniki ni ya kawaida katika idadi kubwa ya mashirika.

Makala ya kesi mahakamani

Wengi ajabu nini makaratasi ya kisheria, na jinsi tofauti na jumla. kesi Mahakama - ni kuweka tofauti kidogo ya nyaraka na ushahidi nyenzo. kuhifadhi na harakati hutoa uwazi wa mfumo wa mahakama. Kesi ukarani, tofauti ya shirika inaweza kuwa na hiari. Ni uliofanywa na watu mamlaka na ni madhubuti kudhibitiwa. Kwake, udhibiti na vizuri defined hatua zote hadi uharibifu.

kazi za Katibu

Zaidi ya wafanyakazi wa kampuni hiyo hazieleweki sana wazo la makaratasi nini na makaratasi. Katibu huu huu - Shughuli kitaaluma.

Sekretarieti makampuni kufanya kazi ya msingi ya usimamizi wa hati. sura na sifa za kazi ya shirika ya biashara utunzaji wa kumbukumbu za huduma zimegawanywa katika aina hizi:

• Kati - makatibu wote ni katika idara hiyo na somo mkuu ukarani mfanyakazi au Katibu Senior.
• Madaraka - makatibu na wafanyakazi kutekeleza majukumu yao, kuenea kote maeneo ya shirika na chini ya wakubwa mbalimbali.
• Mchanganyiko - ni ya kawaida katika mashirika makubwa.

Makala hati kampuni moja kwa moja wanategemea nini kuunda sekretarieti iliyopitishwa.

Maelekezo juu ya ofisi ya kazi

Bila kujali ukubwa na aina ya umiliki, katika shirika lolote lazima kitendo unaozidi kuongezeka kusimamia harakati ya hati. Ni nini mafundisho juu ya usimamizi rekodi, na jinsi ya kupata? Suala hili ni ya wasiwasi si tu kwa makatibu lakini pia kati ya viongozi.

Maelekezo juu ya ofisi ya kazi - hii ni kanuni ya ndani ya shirika kupitishwa na utaratibu au maelekezo miongozo, hatua ya daima. Ni yameandikwa nje hatua zote za kifungu ya hati, ni orodha ya posts, ambaye saini inaweza kuthibitisha nyaraka rasmi, aliwasilisha sampuli kubuni, nafasi zilizoachwa wazi na fomu.

utunzaji wa kumbukumbu

Katika mashirika ndogo kwa kiwango cha chini ya hati (chini ya 200 kwa mwaka) hakuna swali kwamba kuweka hii rekodi. Kila kitu aliamua vikosi wafanyakazi wenyewe, au hata kichwa.

Kama kuweka rekodi wajibu si kwa ajili ya mfanyakazi wa moja kwa moja na si yameandikwa katika mkataba wake wa ajira, ni muhimu kutoa amri kuwakabidhi majukumu yao. hati hii lazima undani kuchora kazi ya ziada, majukumu na fidia.

Sifa kumbukumbu wafanyakazi

Kama shirika lako kazi mfanyakazi mmoja, kuhakikisha wewe kuunda nyaraka za ajira. swali la nini HR outsourcing, ni muhimu hasa kwa makampuni na idadi ndogo ya wafanyakazi.

HR Utumiaji - ni kuhakikisha harakati za hati maalum kuhusiana na ajira ya wafanyakazi. Kwa kawaida, kazi hizo zinafanywa na kitengo maalum - wafanyakazi idara. kazi zao ni pamoja na mapokezi, usindikaji na hifadhi ya nyaraka HR. Ikiwa ni pamoja na usindikaji wa data binafsi ambayo ni ya siri.

Wafanyakazi makaratasi kawaida hufanyika tofauti na kufuata ujumla na sheria ya faragha na kuhifadhi makala.

optimization ya ofisi

Pamoja na maendeleo ya haraka ya teknolojia ya digital, mashirika mengi ni vigumu kuongeza workflow. Inaendelea kuongoza mtindo wa zamani wa karatasi mawasiliano na kufanya kumbukumbu mara kwa mara.

Hii ni sababu kutokana na mbili:

• upinzani dhidi ya wafanyakazi ubunifu wa biashara,
• ukosefu wa fedha.

Wasimamizi lazima kukumbuka kwamba workflow optimization na uwekezaji mkubwa anatoa kubwa athari za kiuchumi.